Saiba como o controle de documentação de fornecedores pode melhorar a competitividade da sua empresa

14/09/2020

controle de documentação de fornecedores

O controle da documentação de fornecedores evita uma série de problemas, principalmente com os órgãos ambientais que fiscalizam o cumprimento das leis que regem a gestão de resíduos. Além disso, permite fornecer informações padronizadas e concisas, garante a uniformidade do processo de gestão, facilita atividades de monitoramento e evidências para auditoria ambiental e previne contra passivos ambientais e criminais. Se você acha que controle de documentação de fornecedores é sinônimo de um armário cheio de fichas e pilhas de documentos, você precisa ler este artigo urgentemente!

Já ouvimos que “tempo é dinheiro” e, atualmente, nenhuma empresa pode se dar ao luxo de perder tempo com arquivos de documentos que não se revelam úteis e eficazes. Ser negligente com o controle de documentação de fornecedores pode gerar muitos prejuízos.

Em um mercado cada vez mais exigente e com maiores pressões dos concorrentes, nenhuma empresa pode deixar de buscar uma maior eficiência na sua gestão, e o controle da documentação de fornecedores faz parte de uma gestão eficiente e de qualidade. O controle faz parte de uma gestão muito mais complexa que armazenar papéis e pode melhorar sua competitividade no mercado.

Veja agora o que abordaremos neste artigo:

  • o que é controle da documentação de fornecedores
  • benefícios do controle de documentação de fornecedores
  • praticidade e organização
  • proteção das informações contra circunstâncias de força maior
  • melhoria do poder de negociação
  • atendimento a padrões de qualidade e abertura de novos mercados
  • prevenção contra passivos ambientais e criminais
  • como a VG Resíduos auxilia no controle de documentação de fornecedores

O que é controle da documentação de fornecedores?

Controle de documentação de fornecedores consiste em um conjunto de atividades de armazenamento, gestão e tratamento de documentos, dados e informações, importantes para viabilização de rotinas organizacionais.

O controle da documentação de fornecedores faz parte de uma gestão muito mais complexa que armazenar papéis. Ter um controle da documentação demonstra que a empresa realiza uma gestão eficiente e de qualidade.

Sabemos que fornecedores de coleta, armazenamento, transporte, tratamento e disposição final de resíduos podem gerar diversos impactos na empresa. Ter controle sobre eles é essencial para uma gestão de resíduos eficiente.

É importante que os fornecedores estejam alinhados com as normas e leis relacionadas à gestão de resíduos, principalmente com a política voltada para preservação ambiental.

O controle da documentação de fornecedores é a melhor forma de manter sob controle possíveis passivos ambientais, que podem ser causados caso sigam as normas ambientais de segurança. Além disso, impedem que as suas ações respinguem sobre a imagem da sua empresa.

O controle da documentação de fornecedores é muito importante por causa da imensa gama de obrigações ambientais e das normas estabelecidas pela legislação ambiental.

Benefícios do controle de documentação de fornecedores

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Veja algumas vantagens em ter controle de documentação de fornecedores.

1 - Praticidade e Organização

Para que a documentação de seus fornecedores esteja de fato sobre controle é necessário que cada tipo de documento esteja agrupado de forma específica. Essa medida não apenas facilita o arquivamento como faz com que o resgate seja prático e rápido, quando necessário.

O melhor caminho para esse tipo de organização é a utilização de tecnologias de gestão que deixam o dia-a-dia da sua empresa produtivo e eficiente. Recomendamos o software de gestão da VG Resíduos.

O software especializado da VG Resíduos permite que a empresa gerencie os documentos de seus fornecedores, garanta conformidade ambiental e aprimore seu desempenho ambiental. O sistema, através de um mecanismo automático, gerencia o ciclo de vida dos resíduos, desde a sua geração, armazenamento, transporte, até chegar à sua disposição final.

2 - Proteção das informações contra circunstâncias de força maior

Mesmo que alguns documentos em papéis ainda sejam exigidos e necessários, ter documentos em forma digital faz com que você não desperdice tempo nem dinheiro.

A digitalização do processo de controle da documentação de fornecedores evita, por exemplo, que seus documentos sejam perdidos por condições ambientais adversas como umidade, traças ou desgaste da pigmentação das letras números e do papel.

O controle da documentação de fornecedores de modo automatizado afasta multas ambientais já que controla os documentos comprobatórios e emite os relatórios exigidos pelos órgãos ambientais tudo dentro do prazo.

3 - Melhoria do poder de negociação

O controle da documentação de fornecedores favorece o poder de negociação. Isso porque, se as empresas concorrentes compartilham a mesma gama de fornecedores, os empresários podem, em determinada medida, ficar reféns das condições e métodos oferecidos.

Os empreendimentos com alto grau de dependência tendem a reduzir a lucratividade. Manter uma cadeia de fornecedores diversificada e alternativa é importante e muito saudável para as organizações. Compreender a rivalidade entre os concorrentes pode então, viabilizar a competitividade a favor do seu negócio.

4 - Atendimento a padrões de qualidade e abertura de novos mercados

Manter o controle da documentação dos fornecedores é importante também para adequar-se às exigências de certificação do Sistema de Gestão de Qualidade ISO 9001:2015, por exemplo.

A ISO 9001 engloba aspectos referentes à garantia da qualidade em projeto, desenvolvimento, produção, instalação e serviços associados. Objetivando-se a satisfação do cliente pela prevenção de não conformidades em todos os estágios do ciclo da qualidade da empresa.

De acordo com a ISO 9000, documento é a informação (manual, procedimento, especificação, etc.) e o meio (papel, eletrônico, fotos, gráficos) no qual está contida. Os objetivos de termos documentos dentro de um Sistema de Gestão são:

  • fornecer informações padronizadas e concisas;
  • facilitar o controle das mudanças;
  • garantir a uniformidade do processo, ainda que haja mudança de capital humano;
  • facilitar atividades de monitoramentos e evidências para auditoria.

Com a certificação do sistema de gestão de qualidade sua empresa se credencia a mercados mais exigentes e potencialmente lucrativos.

5 - Prevenção contra passivos ambientais e criminais

A legislação ambiental exige uma gama de documentos que comprovem que são adotados medidas de prevenção para evitar riscos ambientais.

Ter controle desses documentos é necessário para evitar passivos ambientais e criminais.

Veja, alguns dos documentos básicos dos fornecedores que devem estar sob o controle:

  1. MTR – Manifesto de Transporte de Resíduo: documento obrigatório que deve acompanhar a carga com informações sobre resíduos, o transportador, a fonte geradora e a destinação final;

  2. Declaração de Transporte – nota que deve ser emitida para acompanhamento do resíduo até a destinação final.;

  3. Ficha de Emergência: documento que contem informações importantes sobre o tipo de resíduo. A ficha deve mantida junta ao condutor do veículo desde o seu acondicionamento da carga até o destinatário do produto;

  4. CADRI: certificado de movimentação de resíduos de interesse ambiental. É uma ferramenta que demonstra que o resíduo está sendo transportado para um local de reprocessamento, armazenamento, tratamento ou disposição final;

  5. Certificado de destinação final – CDF: documento emitido pela empresa receptora dos resíduos, e que comprova o seu recebimento. Com ele a empresa geradora comprova que tiveram o devido cuidado com a destinação final dos resíduos;

  6. FDSR é a sigla de Ficha com Dados de Segurança de Resíduos Químicos. É um documento normalizado pela Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), conforme NBR 16725:2014;

  7. Licenças ambientais;

  8. Treinamento específico para condutores de veículos transportadores de produtos perigosos – Curso MOPP;

  9. Certificado de Capacitação para o transporte rodoviário de produtos perigosos a granel;

  10. Licença de transporte (se for o caso do Estado/Município);

  11. Autorização Ambiental para Transporte Interestadual de Cargas Perigosas Cadastro Técnico Federal de Atividades Potencialmente Poluidoras – CTF-APP;

  12. Cadastro Nacional de Operadores de Resíduos Perigosos – CNORP;

  13. Pagamento da Taxa de Controle e Fiscalização Ambiental – TFCA.

Ora, especialmente em atividade críticas como o gerenciamento de resíduos sólidos, dada a responsabilidade do gerador pela destinação/disposição final do resíduos gerados, é importante blindar-se contra passivos ambientais e criminais certificando-se periodicamente de que seus fornecedores (transportadores, tratadores) atuam conforme os preceitos legais.

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Como a VG Resíduos auxilia no controle de documentação de fornecedores?

controle de documentação de fornecedores

A partir da automação industrial e do aumento da dinâmica de circulação de informações internas, a TI está cada vez mais presente no ambiente empresarial, sendo indispensável para qualquer atividade de gerenciamento.

Para tornar o dia-a-dia das organizações mais produtivo e eficiente, ferramentas tecnológicas têm sido implementadas.

Nesse sentido, pensando em uma forma mais simples e eficaz de manter esse controle a VG Resíduos desenvolveu uma solução tecnológica para as dificuldades encontradas no cotidiano de quem lida com a gestão ambiental: o software VG Resíduos.

O software da VG Resíduos trata-se de um sistema on-line que permite a gestão completa de resíduos, desde a geração até o controle da documentação dos fornecedores (tratadores ou transportadores) envolvidos no processo.

Com o VG Resíduos, a controle de documentação de fornecedores passa a contar com ferramentas de contagem de prazos para controle de licenças; a automatização dos processos de comunicação; a emissão de alertas para coleta; registro e conferência de comprovantes e todos os tradicionais documentos referentes ao tratamento e disposição/destinação final.

Quanto ao controle das licenças, o sistema não apenas avisa o usuário com antecedência de 60 (sessenta) dias sobre a proximidade do vencimento da licença da atividade do fornecedor, como também não oferece como opção para atribuição de um serviço a uma empresa que esteja irregular, evitando, assim, posteriores desdobramentos legais indesejados.

O sistema também disponibiliza uma alternativa automática de mensagem direta para o fornecedor selecionado informando os exatos termos do serviço solicitado com um simples clique. Esse recurso não só poupa tempo de quem necessita do serviço, como também elimina a possibilidade de equívocos em relação às quantidades, já que a informação é importada diretamente do sistema.

Sendo assim, o controle da documentação de fornecedores pode ser realizada a partir de dispositivos eletrônicos ou software de gestão. O controle permite fornecer informações padronizadas e concisas, garante a uniformidade do processo de gestão, facilita atividades de monitoramento e evidências para auditoria dos órgãos ambientais e previne contra passivos ambientais e criminais.

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