Tudo que você precisa saber sobre auditoria de fornecedores

Tudo que você precisa saber sobre auditoria de fornecedores
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Compreenda o procedimento e a relevância da auditoria de fornecedores


auditoria de fornecedores 

A auditoria de fornecedores é um processo para verificar a qualificação dos produtos comprados por sua empresa. Este processo garante que as informações prestadas em documentos estejam em conformidade com os processos realizados na prática.

O objetivo básico da auditoria de fornecedores é garantir que os processos de produção, embalagem, armazenamento, transporte e distribuição do produto estejam dentro dos padrões de qualidade exigidos.

Ou seja, a auditoria de fornecedores é uma ótima forma de ter controle sobre possíveis riscos de que terceiros possam afetar a qualidade do seu produto e/ou serviço e comprometam a reputação de uma marca ou organização.

Seja realizada por consumidores ou organismos governamentais, a auditoria de fornecedores deve ser conduzida in loco, por uma equipe especializada.

A auditoria de fornecedores é obrigatória para todas as indústrias submetidas à fiscalização da ANVISA e para empresas que desejam certificação de Gestão de Qualidade.

Diferença entre qualificação e certificação

No processo de auditoria de fornecedores você deve ter bem clara a diferença entre qualificação e certificação dos seus fornecedores.

Os fornecedores “qualificados” são aqueles que por meio de auditoria de qualidade estão dentro dos padrões de qualidade exigidos por sua empresa e por órgãos sanitários competentes. Ou seja, os fornecedores aprovados da auditoria de qualidade são os fornecedores qualificados.

Os fornecedores “certificados” são aqueles que atingiram excelência máxima no grau de avaliação da auditoria da sua empresa. Esse padrão é adquirido por meio de um excelente histórico de fornecimento com assegurada qualidade de produtos e serviços.

Os fornecedores certificados são dispensados de análise lote a lote dos produtos fornecidos. Nesses casos, é um número específico de lotes que devem ser enviados periodicamente para análise de qualidade.

Gestão de Qualidade ISO 9001

A ISO 9001 exige que “A organização deve avaliar e selecionar fornecedores com base na sua capacidade em fornecer produtos de acordo com os requisitos da organização” e uma maneira de atender este requisito é criando um programa de auditoria em fornecedores.

Isto é, para que uma empresa obtenha certificação ISO 9001, ela deve ter controle sobre os seus fornecedores. Assim, a auditoria de fornecedores torna-se um processo obrigatório para as empresas que querem adquirir ISO 9001 e verificar se seus fornecedores possuem capacidade para atender os requisitos do Sistema de Gestão de Qualidade.

Desta forma, a ISO 9001 define as normas e os procedimentos para a implantação de uma política de credenciamento, seleção e qualificação de fornecedores.

Check List da Auditoria de Fornecedores

auditoria de fornecedores

 Apesar da ISO 9001 conferir independência para definição de critérios para credenciar, selecionar e avaliar seus fornecedores, para facilitar o processo de auditoria de fornecedores a empresa contratante deve predefinir seus critérios de criticidade.

Para a avaliação da criticidade do fornecedor cada item avaliado pela empresa contratante, deverá ser classificado como: 1) Imprescindível (I): requisito essencial, que influi em grau crítico; 2) Necessário (N): requisito importante, que pode influir em grau menos crítico; 3) Recomendável (R): requisito importante, que pode contribuir na melhoria do Sistema de Gestão da Qualidade; e 4) N/A = Não aplicável.

Para que um fornecedor seja considerado “qualificado” pela auditoria de fornecedores, este deve atender 100% (cem por cento) dos itens preestabelecidos como “imprescindível”, de 80 a 100% (oitenta a cem por cento) dos itens classificados como “necessário” e acima de 20% (vinte por cento) dos itens classificados como “recomendável”. Esses itens devem estar claramente definidos em um check list da auditoria de fornecedores.

Como categorizar seus fornecedores?

Para a gestão de qualidade existem dois tipos de fornecedores: os fornecedores “Críticos” e os “Não Críticos”.

Quando uma empresa possui grande dependência de um fornecedor para manter sua produção ou receber produtos especializados (mercado com poucos fornecedores do produto depende de um) diz-se que esse fornecedor é crítico. Um descumprimento no prazo de entrega, por parte de um fornecedor crítico, comprometerá seriamente a qualidade e/ou os prazos que sua empresa tem com os seus clientes.

Os fornecedores não críticos são aqueles que não comprometem de forma relevante a produção ou serviço da empresa contratante.

No caso de fornecedores “não críticos” a certificação ISO 9001 do fornecedor poderá agiliza o processo de gestão de qualidade, mas a não certificação não impedirá que este seja considerado qualificado.

Por isso afirmamos que é conveniente que seus fornecedores sejam também certificados pela ISO 9001, mas não é obrigatório.

Para classificar fornecedores “Não Críticos” como “qualificados”, se ele possui ISO 9001, basta enviar cópia do certificado e isso terá validade, desobrigando-o do envio da lista de verificação para sua pontuação.

Caso o fornecedor “Não Crítico” não possua certificação ISO 9001, ele deverá responder ao check list formulado pelo contratante. Caso o fornecedor não obtenha a qualificação, ele deve ser informado sobre os itens que não estão conformes. Neste caso, pode ser negociado um prazo para a adequação. Se houver persistência da não conformidade, será considerado desqualificado pelo comprador.

Para fornecedores classificados como “Críticos”, o processo é mais rígido. Estes não só deverão responder ao check list como também receberão auditoria in loco, por profissionais designados pelo comprador.

Diferente do fornecedor considerado “Não Crítico”, o fornecedor “Crítico” deverá responder ao check list mesmo que tenha certificação ISO 9001 e deverá passar por inspeções periódicas, devidamente agendadas com antecedência de pelo menos 3 (três) meses.

Em alguns casos, não existem muitos fornecedores daquele produto, ou aquele fornecedor é o único que fornece o produto ou serviço para sua região. Para essas situações, os critérios de avaliação podem mudar, mas deverão estar previstos em seu procedimento.

Quais as vantagens da auditoria de fornecedores?

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A auditoria de fornecedores visa à confiabilidade do cliente no processo do fornecedor. Isso porque, a partir de um sistema da qualidade funcional garante-se que o mesmo tenderá a criar menos situações de não conformidades e saberá lidar eficazmente com eventuais desvios na curva da produção.

Por meio da auditoria de fornecedores, também é possível determinar parceiros organizacionais de confiança; obter respostas a questões pontuais que surgem sobre o desempenho da cadeia de fornecimento; a mitigação de riscos associados; e reduzir custos associados às atividades de gestão da cadeia de fornecimento, dada a contratação de uma avaliação independente.

Soluções Verde Ghaia

O Grupo Verde Ghaia além de oferecer treinamentos sobre a IS0 9001 e prestar serviços de consultoria organizacional e auditoria aos fornecedores, também disponibiliza um software de gestão de resíduos, o VG Resíduos, que aperfeiçoa a sua relação com seus fornecedores.

Com o VG Resíduos, o controle de documentação de fornecedores passa a contar com ferramentas de contagem de prazos para controle de licenças; a automatização dos processos de comunicação; a emissão de alertas para coleta; registro e conferência de comprovantes e todos os tradicionais documentos referentes ao tratamento e disposição/destinação final de resíduos sólidos.

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