A auditoria e gestão de fornecedores são fundamentais para uma cadeia de fornecimento eficiente, devidamente otimizada e responsável. Os fornecedores têm relação com todas as partes da empresa, principalmente na gestão ambiental e de resíduos e, para garantir que funcione como deveria, é preciso garantir que esses fornecedores estejam em conformidade legal utilizando ferramentas de gestão que otimizem o processo, como a VGR.
Veja abaixo o que abordaremos neste artigo:
- o que é auditoria e gestão de fornecedores
- por que a auditoria e a gestão de fornecedores são importante na gestão de resíduos
- como posso realizar a auditoria de fornecedores
- como realizar a gestão de fornecedores
Neste post descobriremos como a VGR – Gestão de Resíduos Online pode ajudar a gerenciar a sua cadeia de fornecimento. Confira!
O que é auditoria e gestão de fornecedores?
A auditoria e gestão de fornecedores consistem em um processo de verificação e qualificação dos fornecedores contratados por sua empresa.
A auditoria garante que as informações prestadas em documentos estejam em conformidade com os processos realizados na prática através da constatação in loco, ou seja, no próprio fornecedor.
A gestão de fornecedores é a melhor forma de manter sob controle possíveis riscos de que terceiros possam afetar a qualidade do seu produto ou serviço, promover passivos ambientais e comprometer a reputação da sua marca.
O objetivo básico da auditoria de fornecedores é garantir que os processos de produção, embalagem, armazenamento, transporte e distribuição do produto e realização de um serviço estejam dentro dos padrões de qualidade exigidos.
Seja realizada por consumidores ou organismos governamentais, a auditoria de fornecedores deve ser conduzida in loco, por uma equipe especializada.
Já a gestão de fornecedores pode ser feita por meio da tecnologia e automação do processo. Com o auxílio da VGR o seu negócio passa a contar com ferramentas de contagem de prazos para controle de condicionantes e licenças; a automatização dos processos de comunicação; a emissão de alertas para coleta; registro e conferência de comprovantes e todos os tradicionais documentos referentes ao tratamento e disposição/destinação final de resíduos.
Por que a auditoria e a gestão de fornecedores são importantes na gestão de resíduos?
As empresas que desejam estar em conformidade legal com as normas aplicáveis às suas atividades, principalmente as ambientais, devem manter parcerias com fornecedores que estão em conformidade ambiental. Isso quer dizer, que a organização deve contratar fornecedores que cumpra a leis.
Sabemos que fornecedores que prestam serviço de coleta, armazenamento, transporte, tratamento e disposição final de resíduos podem gerar diversos impactos significativos na empresa, sejam negativos ou positivos.
A auditoria e gestão de fornecedores são importantes para as organizações que desejam ser reconhecidas pelo seu nível de excelência e evitar que os impactos negativos de uma má gestão de resíduos denigra sua imagem perante os clientes, uma vez que o mercado exige mais das empresas em relação à gestão ambiental e a sustentabilidade.
Assim, por meio da auditoria e gestão de fornecedores, a empresa consegue garantir que seus fornecedores cumprem com os padrões de qualidade e com normas ambientais, saúde e segurança de trabalho e outras.
Portanto, gerir seus fornecedores é uma maneira de zelar pela reputação da empresa.
A auditoria e gestão de fornecedores detectam os fornecedores que não atende aos requisitos impostos pela empresa, principalmente aqueles que afetam o desempenho da organização.
Quais benefícios e vantagens para as empresas?
A auditoria e gestão de fornecedores trás vários benefícios, podemos destacar os seguintes:
- proteção da imagem e dos produtos da empresa;
- garantia de condições de trabalho seguras em sua rede de fornecedores;
- identificação de potenciais riscos ambientais que podem afetar o cumprimento das empresas em relação a gestão de resíduos;
- garantir que os serviços são executados de acordo com as normas ambientais, de qualidade, de saúde e segurança, dentre outras.
Como posso realizar a auditoria de fornecedores?
Para realizar a auditoria de fornecedores primeiramente, é importante definir a empresa consultora responsável pela realização da auditoria e qual será a área a ser auditada (meio ambiente, ou qualidade, ou saúde e segurança, por exemplo).
Apesar das organizações terem independência para definição de critérios para credenciar, selecionar e avaliar seus fornecedores, para facilitar o processo de auditoria de fornecedores à empresa deve predefinir seus critérios de criticidade.
Para a avaliação da criticidade do fornecedor cada item avaliado, deverá ser classificado como:
- Imprescindível (I): requisito essencial, que influi em grau crítico;
- Necessário (N): requisito importante, que pode influir em grau menos crítico;
- Recomendável (R): requisito importante, que pode contribuir na melhoria da gestão de fornecedores;
- N/A = Não aplicável.
Para que um fornecedor seja considerado “qualificado” pela auditoria de fornecedores, este deve atender 100% (cem por cento) dos itens preestabelecidos como “imprescindível”, de 80 a 100% (oitenta a cem por cento) dos itens classificados como “necessário” e acima de 20% (vinte por cento) dos itens classificados como “recomendável”.
Esses itens devem estar claramente definidos em um checklist da auditoria de fornecedores.
Como realizar a gestão de fornecedores?
Para a gestão de fornecedores existem dois tipos de fornecedores: os fornecedores “Críticos” e os “Não Críticos”.
Quando uma empresa possui grande dependência de um fornecedor para manter diz-se que esse fornecedor é crítico. Um descumprimento no prazo de entrega, por parte de um fornecedor crítico, comprometerá seriamente a gestão de resíduos.
Os fornecedores não críticos são aqueles que não comprometem de forma relevante a empresa contratante.
No caso de fornecedores “não críticos” a certificação ambiental, por exemplo, poderá agilizar o processo de gestão de fornecedores, mas a não certificação não impedirá que este seja considerado não qualificado.
Para classificar fornecedores “Não Críticos” como “qualificados”, se ele possui certificação ambiental, basta enviar cópia do certificado e isso terá validade, desobrigando-o do envio da lista de verificação para sua pontuação.
Caso o fornecedor “Não Crítico” não possua certificação ambiental, ele deverá responder ao check list formulado pelo contratante. Caso o fornecedor não obtenha a qualificação, ele deve ser informado sobre os itens que não estão conformes. Neste caso, pode ser negociado um prazo para a adequação.
Se houver persistência da não conformidade, será considerado desqualificado. Para fornecedores classificados como “Críticos”, o processo é mais rígido. Estes não só deverão responder ao check list como também receberão auditoria in loco, por profissionais designados pela empresa contratante.
Diferente do fornecedor considerado “Não Crítico”, o fornecedor “Crítico” deverá responder ao check list mesmo que tenha certificação ambiental e deverá passar por inspeções periódicas, devidamente agendadas com antecedência de pelo menos 3 (três) meses.
Em alguns casos, não existem muitos fornecedores daquele serviço, ou aquele fornecedor é o único que fornece o produto ou serviço para sua região, para essas situações, os critérios de avaliação podem mudar, mas deverão estar previstos em seu procedimento.
Como melhorar a eficácia e eficiência da auditoria e gestão de fornecedores?
Uma forma de adotar medidas inteligentes ligadas a auditoria e gestão de fornecedores é a adoção de um sistema automatizado.
Os softwares de gestão tem demonstrado ser uma aliada para organizar todas as informações sobre os fornecedores. Isso graças ao desenvolvimento de plataformas de gestão de resíduos.
A plataforma da VGR é uma dessas plataformas, que auxilia na gestão de fornecedores, gerenciamento, destinação, logística reversa e na coleta e transporte de resíduos de forma sustentável.
Um sistema automatizado mantém todas as informações e documentos gerados automaticamente em um ambiente único e confiável, de acordo com a legislação ambiental, para eliminar multas e perda de licença ambiental.
Com o VGR, o controle de documentação de fornecedores passa a contar com ferramentas de contagem de prazos para controle de licenças; a automatização dos processos de comunicação; a emissão de alertas para coleta; registro e conferência de comprovantes e todos os tradicionais documentos referentes ao tratamento e disposição/destinação final de resíduos sólidos.
Portanto, a auditoria e gestão de fornecedores servem para verificação e controle dos fornecedores. As ferramentas são executadas para obter e avaliar evidências de conformidades das atividades relacionadas à cadeia de fornecimento de uma empresa. Com a VGR - Gestão de Resíduos Online é possível realizar a auditoria e gestão, uma vez que a plataforma mantém todas as informações e documentos gerados automaticamente em um ambiente único e confiável, de acordo com a legislação ambiental, para eliminar multas e perda de licença ambiental.
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